دانش تیم میماند؛ حتی وقتی آدمها میروند.
در تسکیـ سند همانجا نوشته میشود که کار انجام میشود. صورتجلسه، راهنما و تصمیمها با نسخههای سابقهدار در پروژه میمانند و همیشه دم دست تیماند.
۰۱ · مسئله و راهکار
وقتی دانش در فایلهای شخصی است، هر سؤال یک جلسه میخواهد.
مسئله
هر تیم آرامآرام دانشی میسازد: تصمیمها، روالها، راهنماها. اگر این دانش در درایو شخصی و پیامرسان بماند، با هر رفتن و آمدن آدمها بخشی از آن میپرد.
- نسخه معتبر سند معلوم نیست و افراد از فایلهای قدیمی کار میکنند.
- دانش از کارهای اجرایی جداست و پیدا کردنش چند ابزار جستوجو میخواهد.
- تغییرات مهم سند بدون سابقه ثبت میشود و راه برگشت ندارد.
راهکار تسکیـ
هر پروژه، پایگاه دانش خودش
صفحههای سند با ساختار پوشهای در دل پروژه ساخته میشوند. تیم شما با هم مینویسد، نسخهها ثبت میشوند و هر تغییر مهم راه برگشت دارد.
- صفحه و پوشه برای صورتجلسه، راهنما، تصمیم و برنامه.
- نسخهبندی با امکان بازگشت به هر نسخه قبلی.
- پیوند سند به کار و پروژه، تا دانش وسط اجرا بماند.
۰۲ · جریان کار
چهار قدم تا مرجع شدن یک سند
از ورود کار تا تحویل، هر قدم یک مالک و یک خروجی روشن دارد.
- ۰۱
ساخت صفحه
برای جلسه، راهنما یا تصمیم، صفحهای در پوشه درست پروژه باز میکنید.
- ۰۲
نوشتن با هم
اعضا محتوا را کامل میکنند و نظرها همانجا روی متن ثبت میشود.
- ۰۳
ثبت نسخهها
نسخههای مهم ذخیره میشوند؛ هر وقت لازم شد به نسخه قبلی برمیگردید.
- ۰۴
استفاده در اجرا
سند را به کارهای مرتبط پیوند میدهید تا موقع اجرا جلوی چشم باشد.
۰۳ · نتیجه
اسناد پروژه در عمل چه چیزی را عوض میکند؟
اسناد پروژه با نسخهبندی و همکاری، متصل به اجرا.
جوابها پیدا میشوند
راهنما و تصمیم در ساختار پروژه است؛ جستوجو جای پرسیدن از این و آن را میگیرد.
نسخه معتبر همیشه یکی است
همه روی همان صفحه کار میکنند و سابقه تغییرات هم شفاف ثبت شده است.
حافظه سازمانی میماند
با رفتن افراد، دانششان نمیرود؛ در اسناد پروژه ثبت شده است.
سوخت دستیار هوشمند
سند ساختارمند، خلاصهها و پاسخهای دستیار هوشمند را دقیقتر میکند.
نسخهها
با راه برگشت
هر نسخه مهم ثبت میشود و بازگشت به آن یک کلیک است.
جای دانش
داخل پروژه
سند در دل همان پروژه است، نه در درایو شخصی افراد.
نگارش
روی یک صفحه
اعضا با هم روی یک صفحه مینویسند و اصلاح میکنند.
۰۴ · کاربردها
اسناد در این موقعیتها به کار میآید
صورتجلسه و تصمیمها
خروجی جلسه همانجا ثبت میشود و اقدامهایش به کار تبدیل میشوند.
راهنمای روالها
آموزش و روالهای تکراری تیم یک مرجع همیشه بهروز دارند.
مستند فنی و تحویل
جزئیات پیادهسازی و تحویل، چسبیده به همان پروژه میمانند.
پرسشهای رایج
پرسشهای رایج درباره اسناد
اسناد تسکیـ جای Word یا Google Docs را میگیرد؟
برای دانش تیمی، بله: سند کنار کار است، نسخه دارد و دسترسیاش با نقشهای پروژه کنترل میشود. برای قرارداد رسمی چاپی همچنان واژهپرداز خودتان را دارید.
اگر کسی اشتباهی سند را خراب کند چه؟
نسخههای قبلی سر جایشان هستند؛ سابقه را باز میکنید و با یک کلیک به نسخه سالم برمیگردید. تغییرات هم با نام نویسنده ثبت میشود.
چه کسی میتواند اسناد را ببیند؟
دسترسی سند از عضویت پروژه پیروی میکند: اعضای همان پروژه میبینند و نقشها تعیین میکنند چه کسی فقط بخواند و چه کسی ویرایش کند.
امکانات مرتبط
کنار اسناد، این قابلیتها را هم ببینید
کار تیم شما، از امروز در جریان
در چند دقیقه فضای کاری تیم را بسازید، کارها را همانجا پیش ببرید و هر وقت تیم بزرگتر شد، پلن مناسبتری انتخاب کنید.