تبدیل ایدههای وایتبرد به وظیفه
یاد بگیرید خروجی جلسهٔ وایتبرد را با ساخت وظیفه و افزودن کارت وظیفهٔ زنده روی بوم به کار قابلپیگیری تبدیل کنید.
بوم وایتبرد جای فکر کردن است، نه جای پیگیری کردن. وقتی جلسهٔ طوفان فکری یا طراحی جریان تمام میشود، روی بوم پر از ایده، فلش و یادداشت است؛ اما تا وقتی این ایدهها به وظیفهٔ مشخص با مسئول و وضعیت تبدیل نشوند، هیچکدام واقعاً پیش نمیروند. این صفحه نشان میدهد چطور خروجی یک جلسهٔ وایتبرد را به کار قابلپیگیری در پروژه وصل کنید.
نکتهٔ مهم این است که وایتبرد فهرست وظایف شما را بهصورت خودکار نمیسازد؛ بلکه با ابزار «کارت وظیفه» میتوانید وظایف واقعی پروژه را روی بوم بیاورید و یک نقشهٔ دیداریِ زنده از کارها بسازید. در ادامه این پل را گامبهگام مرور میکنیم.
چرا ایده روی بوم باید به وظیفه تبدیل شود؟
ایدهای که فقط روی بوم میماند بهسرعت فراموش میشود، چون نه مسئول دارد، نه مهلت و نه وضعیت. وظیفهٔ واقعی در پروژه این چیزها را دارد و در نماهای دیگر مانند فهرست، تخته و تقویم قابلپیگیری است. هدف این است که بوم را برای فکر کردن نگه دارید و تصمیمهای جدی را به وظیفه بسپارید تا چیزی میان جلسه و اجرا گم نشود.
کارت وظیفه؛ پل میان بوم و کار واقعی
کارت وظیفه یک نمایش دیداری از یک وظیفهٔ موجود پروژه روی بوم است. روی هر کارت، عنوان وظیفه، یک نوار رنگی برای وضعیت، نام مسئول و اولویت دیده میشود. مهمتر اینکه این کارتها زندهاند: اطلاعاتشان از خود وظیفهٔ واقعی بهروز میشود، پس اگر وضعیت یا مسئول وظیفه عوض شود، کارت روی بوم هم تغییر میکند.
گامبهگام از ایده تا وظیفه
مسیر تبدیل ایده به کار قابلپیگیری کوتاه است و معمولاً در پایان همان جلسه انجام میشود:
- روی بوم، ایدهها را با شکل و یادداشت جمع و دستهبندی کنید.
- تصمیم بگیرید کدام ایدهها باید به کار واقعی تبدیل شوند.
- برای هر ایدهٔ منتخب، در نمای وظایف همان پروژه یک وظیفه بسازید و مسئول و جزئیاتش را مشخص کنید.
- به بوم برگردید و ابزار کارت وظیفه را انتخاب کنید تا پنجرهٔ افزودن کارت وظیفه باز شود.
- وظیفهٔ موردنظر را جستجو و انتخاب کنید تا کارت آن روی بوم اضافه شود.
- کارتها را کنار ایدههای مرتبط بچینید تا یک نقشهٔ دیداری از کار و ایده داشته باشید.
زنده ماندن کارتها و باز کردن وظیفه
کارتهای وظیفه فقط تصویر ثابت نیستند. هر بار که بوم باز میشود، کارتها آخرین وضعیت، عنوان، مسئول و اولویت وظیفه را از پروژه میگیرند و خودشان را بهروز میکنند. اگر روی یک کارت وظیفه دابلکلیک کنید، مستقیم به صفحهٔ همان وظیفه میروید تا جزئیات را ببینید یا تغییرش دهید. به این ترتیب بوم به یک داشبورد دیداری از پیشرفت کار تبدیل میشود.
- کارت وظیفه یک وظیفهٔ موجود را به بوم میآورد؛ خود بوم وظیفهٔ تازه نمیسازد.
- در جستجوی کارت وظیفه فقط وظایف همان پروژه دیده میشوند، نه وظایف پروژههای دیگر.
- حذف یک کارت از بوم، وظیفهٔ واقعی را حذف نمیکند؛ فقط نمایش آن از بوم برداشته میشود.
- برای دیدن یا افزودن کارت وظیفه باید به آن وظیفه و نمای وایتبرد دسترسی داشته باشید.
نکته: در پایان هر جلسهٔ وایتبرد، چند دقیقه وقت بگذارید و ایدههای منتخب را به وظیفه تبدیل کنید و کارتشان را روی بوم بیاورید؛ همین کار کوچک تضمین میکند نتیجهٔ جلسه گم نشود.
گام بعدی: اگر هنوز با خود بوم راحت نیستید، وایتبرد چیست و چه زمانی به کار میآید را بخوانید و برای تسلط بر ابزارها و کار تیمی همزمان سراغ ابزارها و همکاری همزمان روی وایتبرد بروید.