فرم‌های خصوصی و کنترل دسترسی

همه فرم‌ها قرار نیست عمومی باشند. فرم درخواست مرخصی، فرم بازخورد داخلی یا فرم ارزیابی عملکرد نباید با داشتن نشانی، برای هر کسی باز شود. حالا هر فرم، دسترسی مخصوص خودش را دارد.

حالت‌های خصوصی از پلن کسب‌وکار به بالا در دسترس‌اند. حالت عمومی برای همه پلن‌ها باز است و رفتار فرم‌های فعلی شما بدون تغییر باقی می‌ماند.

پنج حالت دسترسی

• عمومی — هرکس نشانی فرم را داشته باشد می‌تواند پاسخ دهد. حالت پیش‌فرض و مناسب فرم‌های تماس، ثبت‌نام و نظرسنجی بیرونی.
• اعضای فضای کاری — فقط کسانی که به فضای کاری شما دعوت شده‌اند. برای فرم‌های داخلی سازمان.
• اعضای پروژه — فقط اعضای همان پروژه‌ای که فرم در آن ساخته شده است.
• فهرست مشخص — فقط افرادی که خودتان نامشان را در فهرست مجاز می‌گذارید.
• رمز مشترک — هرکس نشانی و رمز را داشته باشد. برای مخاطبان بیرونی که حساب تسکیـ ندارند.

تنظیم دسترسی

1. فرم را در حالت ویرایش باز کنید.
2. به بخش تنظیمات دسترسی بروید.
3. یکی از پنج حالت بالا را انتخاب کنید.
4. اگر «فهرست مشخص» را انتخاب کردید، افراد مجاز را اضافه کنید؛ اگر «رمز مشترک» را انتخاب کردید، رمز را وارد کنید.
5. ذخیره کنید. تغییر بلافاصله اعمال می‌شود.

پاسخ‌دهنده چه می‌بیند

• حالت‌های نیازمند ورود — اگر وارد نشده باشد، ابتدا صفحه ورود را می‌بیند و پس از ورود به فرم برمی‌گردد. اگر وارد باشد اما مجاز نباشد، پیام روشن «دسترسی ندارید» می‌بیند.
• حالت رمز مشترک — کادر کوچکی برای وارد کردن رمز نمایش داده می‌شود و پس از آن فرم باز می‌شود. تا مدتی لازم نیست رمز را دوباره وارد کند.

نکته‌های مهم

• یک‌بار پاسخ، واقعاً یک‌بار می‌شود — در فرم‌های خصوصی که ورود لازم دارند، محدودیت «هر نفر فقط یک پاسخ» بر اساس حساب کاربری اعمال می‌شود، نه حدس‌هایی مثل نشانی شبکه. یعنی قابل دور زدن نیست.
• نام پاسخ‌دهنده ثبت می‌شود — فقط در فرم‌های خصوصی. کسی که وارد حساب است و به یک فرم عمومی پاسخ می‌دهد، همچنان ناشناس می‌ماند.
• فرم خصوصی جاسازی نمی‌شود — فرم‌های خصوصی را نمی‌توان در سایت دیگری جاسازی کرد، چون در آن حالت راهی برای تشخیص هویت پاسخ‌دهنده وجود ندارد.
• تغییر رمز، همه را بیرون می‌کند — با عوض کردن رمز مشترک، هرکس قبلاً رمز را وارد کرده بود باید دوباره وارد کند.

اگر پلن فضای کاری محدودتر شود، فرم‌های خصوصی بسته می‌مانند و به‌طور خودکار عمومی نمی‌شوند. این رفتار عمدی است تا کاهش پلن هرگز باعث افشای یک فرم داخلی نشود.

پرسش‌های پرتکرار

• می‌توانم فرمی را که پاسخ گرفته خصوصی کنم؟ بله؛ پاسخ‌های قبلی دست‌نخورده می‌مانند و فقط دسترسی از این پس تغییر می‌کند.
• پاسخ‌دهنده حساب تسکیـ ندارد؛ چه کنم؟ از حالت «رمز مشترک» استفاده کنید.
• لینک فرم عوض می‌شود؟ خیر؛ نشانی فرم همان می‌ماند.