مدت ماندن وظایف در هر وضعیت
اندازهگیری مدت حضور هر وظیفه در هر وضعیت تا گلوگاههای جریان کار را پیدا کنید.
گاهی یک کار نه بهخاطر سختی، بلکه بهخاطر معطلماندن در یک مرحله دیر تمام میشود؛ مثلاً روزها در «در انتظار بازبینی» میماند چون کسی سراغش نرفته است. تا وقتی این تأخیرها دیده نشوند، بهبود جریان کار سخت است.
قابلیت «زمان در وضعیت» دقیقاً همین را روشن میکند: مدت حضور هر وظیفه را در هر وضعیت اندازه میگیرد و کنار هم میگذارد تا ببینید کارها در کدام مرحله بیشترین زمان را میگذرانند. این داده پایهٔ خوبی برای یافتن گلوگاهها و کوتاهکردن زمان چرخه است.
فعالکردن زمان در وضعیت
این قابلیت یک تنظیم در سطح فضای کاری است و بهصورت پیشفرض خاموش است؛ فقط مالک و مدیران فضای کاری میتوانند آن را روشن کنند.
- به تنظیمات فضای کاری و بخش «مدیریت قابلیتها» بروید.
- بخش «زمان در وضعیت» را پیدا کنید.
- کلید «فعال بودن زمان در وضعیت» را روشن کنید؛ تغییر بهصورت خودکار ذخیره میشود.
- از این پس مدت هر وضعیت در جزئیات وظیفهها نمایش داده میشود.
مهم: محاسبه از لحظهٔ فعالسازی آغاز میشود. تسکیـ زمانی را که وظیفهها پیش از روشنکردن این قابلیت در وضعیتها گذراندهاند بازسازی نمیکند؛ بنابراین گزارشها در روزهای نخست کمکم پر میشوند و بهمرور کامل میشوند.
خواندن گزارش روی وظیفه
وقتی یک وظیفه را باز میکنید، بخشی با عنوان «زمان در وضعیت» میبینید که برای هر وضعیت یک ردیف دارد. خواندن این گزارش ساده است:
- هر ردیف یک نقطهٔ رنگی، نام وضعیت و مدت زمانی که وظیفه رویهمرفته در آن وضعیت بوده را نشان میدهد.
- وضعیت فعلی پررنگتر و با یک نشان تایمر مشخص میشود و زمان آن بهصورت زنده بالا میرود.
- اگر وظیفه چند بار به یک وضعیت برگشته باشد، شمار دفعات با علامتی مانند «۲×» کنار نام وضعیت دیده میشود.
- ردیف پایانی با عنوان «مجموع چرخه» مجموع زمان همهٔ وضعیتها را نشان میدهد.
اگر هنوز هیچ زمانی ثبت نشده باشد، پیام «هنوز زمانی برای وضعیتها ثبت نشده است» را میبینید؛ این طبیعی است و با اولین جابهجایی وضعیت پس از فعالسازی، ردیفها ظاهر میشوند.
کدام وضعیتها شمرده میشوند
زمان در وضعیت روی مراحل فعالِ کار تمرکز دارد، نه مراحل پایانی. وضعیتهای پایانی مانند «انجامشده» یا «بستهشده» در محاسبه شمرده نمیشوند، چون هدف اندازهگیری مدت در جریان کار است نه مدتی که کار تمامشده باقی مانده. نکتهٔ مهم دیگر این است که برای اندازهگیری لازم نیست کاری انجام دهید؛ حتی وظیفهای که فقط در یک وضعیت نشسته است هم زمان جمع میکند، با شروع از همان لحظهای که قابلیت روشن شده یا وظیفه ساخته شده است.
یافتن گلوگاهها با این داده
وقتی چند وظیفه را کنار هم بررسی میکنید، الگوها خودشان را نشان میدهند. برای استفادهٔ عملی:
- وضعیتی که در بیشتر وظیفهها بالاترین مدت را دارد، محتملترین گلوگاه شماست.
- شمار بالای رفتوبرگشت به یک وضعیت معمولاً نشانهٔ ابهام در معیار پذیرش یا بازکاری زیاد است.
- اگر وظیفهای مدت غیرعادی در یک مرحله مانده، شاید منتظر تصمیم، تأیید یا کار وابستهٔ دیگری است.
گام بعدی: برای ثبت تلاش واقعی صرفشده روی همان کارها ثبت زمان روی وظایف را ببینید، و برای جمعبندی و نمودارهای زمان تیم به گزارش زمان پروژه و ویجتهای زمان سر بزنید.