ثبت زمان روی وظایف
با تایمر زنده، ثبت دستی یا ایجنت، مدت کار واقعی روی هر وظیفهٔ پروژه را ثبت و جمع کنید.
وقتی میدانید هر کار واقعاً چند ساعت برده است، میتوانید بهتر برنامهریزی کنید، تخمینهای دقیقتری بدهید و در صورت نیاز برای مشتری صورتحساب منصفانه بنویسید. در تسکیـ این کار با «ردیابی زمان» انجام میشود؛ ابزاری ساده که روی هر وظیفهٔ پروژه قرار دارد و مدت کار شما را ثبت و در یک مجموع نگه میدارد.
دو راه برای ثبت زمان دارید: یک تایمر زنده که با شروع کار آن را روشن و با پایان کار خاموش میکنید، یا ثبت دستی که برای زمانی مناسب است که فراموش کردهاید تایمر را روشن کنید و میخواهید بعداً مدت کار را وارد کنید. هر دو روش به همان مجموع واحد روی وظیفه میرسند.
ردیابی زمان کجاست و روی چه وظایفی فعال است
وقتی یک وظیفه را باز میکنید، در جزئیات آن ردیفی با عنوان «ردیابی زمان» میبینید. در همان ردیف، دکمهٔ پخش برای شروع تایمر و مجموع زمان ثبتشده تا کنون نمایش داده میشود؛ اگر هنوز زمانی ثبت نشده باشد، بهجای مجموع، گزینهٔ «افزودن زمان» دیده میشود.
ردیابی زمان فقط برای وظایفی فعال است که داخل یک پروژه قرار دارند؛ روی وظایف بدون پروژه این بخش ظاهر نمیشود. این قابلیت در پلنهای دارای ردیابی زمان در دسترس است و مدیر فضای کاری میتواند آن را در «مدیریت قابلیتها» روشن یا خاموش کند.
- اگر پلن فضای کاری ردیابی زمان را پشتیبانی نکند، حتی با روشنبودن تنظیم هم تایمر در پروژهها قفل میماند.
- اگر مدیر گزینهٔ «فعال بودن ردیابی زمان» را خاموش کرده باشد، بخش ردیابی زمان برای اعضا نمایش داده نمیشود.
- هر کاربر در هر فضای کاری فقط میتواند یک تایمر فعال داشته باشد.
کار با تایمر زنده
سادهترین راه ثبت زمان، استفاده از تایمر است. درست پیش از شروع کار آن را روشن کنید و وقتی کار را کنار گذاشتید، خاموشش کنید تا مدت دقیق محاسبه شود.
- وظیفهٔ موردنظر را باز کنید و به ردیف «ردیابی زمان» بروید.
- روی دکمهٔ پخش بزنید تا تایمر شروع شود؛ زمان سپریشده بهصورت زنده شمارش میشود.
- وقتی کار تمام شد یا قصد توقف دارید، روی دکمهٔ توقف (مربع قرمز) بزنید.
- تسکیـ مدت این بازه را به مجموع زمان ثبتشدهٔ وظیفه اضافه میکند.
یادتان باشد: چون هر کاربر در هر لحظه فقط یک تایمر فعال دارد، اگر تایمر دیگری در همان فضای کاری روشن باشد و بخواهید تایمر تازهای شروع کنید، تسکیـ هشدار میدهد. ابتدا تایمر قبلی را متوقف کنید.
ثبت دستی زمان
اگر یادتان رفت تایمر را روشن کنید یا کار را بیرون از تسکیـ انجام دادید، میتوانید زمان را دستی وارد کنید.
- روی «افزودن زمان» (یا مجموع نمایشدادهشده) کنار دکمهٔ تایمر بزنید تا فرم باز شود.
- مدت کار را در کادر مدتزمان بنویسید؛ برای مثال «۳س ۲۰د» یعنی سه ساعت و بیست دقیقه.
- تاریخ و ساعت شروع را انتخاب کنید و در صورت تمایل یک یادداشت کوتاه بنویسید.
- اگر این زمان قابلصورتحساب است کلید «قابلصورتحساب» را روشن کنید و سپس روی «ثبت» بزنید.
حالت پیشفرض کلید «قابلصورتحساب» را مدیر فضای کاری تعیین میکند؛ اگر گزینهٔ «قابلصورتحساب بهصورت پیشفرض» روشن باشد، زمانهای جدید از ابتدا قابلصورتحساب در نظر گرفته میشوند. زمان قابلصورتحساب جدا از کل زمان نگهداری میشود تا بعداً تفکیک و گزارش آن آسان باشد.
ثبت زمان با ایجنت تسکیـ
در حالت Agent میتوانید مستقیم بنویسید «دو ساعت برای وظیفهٔ طراحی صفحه ثبت کن»، «تایمر این وظیفه را شروع کن» یا «تایمر وظیفه را متوقف کن». اگر شناسه یا نام وظیفه روشن نباشد، ایجنت برای انتخاب وظیفه از شما سؤال میکند.
- ایجنت فقط برای خود شما زمان ثبت میکند و زمان را به همتیمی دیگری نسبت نمیدهد.
- برای ثبت دستی، اگر ساعت شروع را نگویید بازهٔ ثبتشده در زمان فعلی پایان مییابد؛ اگر ساعت شروع را مشخص کنید، پایان بازه از روی مدت کار محاسبه میشود.
- حالت Plan ابتدا اقدام ثبت زمان یا شروع و توقف تایمر را برای بررسی شما پیشنهاد میدهد؛ حالت Ask فقط راهنمایی میکند و چیزی را تغییر نمیدهد.
ثبت زمان برای همتیمیها
مالک و مدیران فضای کاری و اعضای دارای دسترسی مدیریت زمان تیم میتوانند علاوه بر زمان خودشان، برای دیگر اعضای پروژه هم زمان ثبت یا ویرایش کنند. در این حالت، فرم ثبت دستی یک انتخابگر عضو نشان میدهد تا مشخص کنید زمان برای چه کسی ثبت شود. اعضای عادی فقط زمان خودشان را میبینند و مدیریت میکنند.
برای ویرایش یا حذف یک رکورد زمان، آن را در فهرست رکوردهای وظیفه باز کنید. توجه کنید که اگر یک تایمر هنوز در حال اجراست، برای ویرایش آن ابتدا باید متوقفش کنید.
اشتباههای رایج در ثبت زمان
- فراموشکردن توقف تایمر: تایمری که روشن مانده ساعتهای اشتباه ثبت میکند؛ عادت کنید پایان هر جلسه آن را خاموش کنید.
- ثبت روی وظیفهٔ اشتباه: مطمئن شوید تایمر روی همان کاری روشن است که واقعاً انجامش میدهید.
- نادیدهگرفتن وضعیت قابلصورتحساب: اگر برای مشتری صورتحساب مینویسید، درستبودن این کلید را موقع ثبت بررسی کنید.
- وارد کردن مدت بیمعنی: زمان پایان باید بعد از زمان شروع باشد، وگرنه ثبت انجام نمیشود.
گام بعدی: برای دیدن جمع زمان تیم و نمودارهای آن سراغ گزارش زمان پروژه و ویجتهای زمان بروید، و اگر میخواهید هنگام کار عمیق بهصورت خودکار زمان ثبت شود، تایمر پومودورو و حالت تمرکز را ببینید.
برای دیدن همه ساعتهای ثبتشده در یک بازه تایمشیت پروژه را ببینید.