مفاهیم پایه: فضای کاری، پروژه، وظیفه و نما
مدل ذهنی کار در تسکیـ؛ رابطه فضای کاری، پروژه، وظیفه، نما، سند و فایل را ساده و روشن توضیح میدهیم.
تسکیـ روی چند مفهوم ساده بنا شده است که وقتی رابطهشان را بفهمید، کار با همه بخشهای دیگر هم روشن میشود. این مفاهیم مانند لایههایی تو در تو هستند: فضای کاری بالاترین لایه است، پروژه درون آن قرار میگیرد، وظیفه کوچکترین واحد کار است و نما زاویهای است که با آن وظایف را میبینید.
در کنار اینها، سند و فایل جایی هستند که دانش و داراییهای تیم نگهداری میشوند. در این صفحه هر مفهوم را کوتاه توضیح میدهیم و در پایان نشان میدهیم چطور همه کنار هم یک مدل ذهنی منسجم میسازند تا در ادامه کار هیچوقت سردرگم نشوید.
فضای کاری (Workspace)
فضای کاری بیرونیترین لایه و خانه اصلی تیم شماست. اعضا، نقشها، پروژهها، وضعیتها و نوع وظایف پیشفرض و همچنین پلن و اشتراک، همگی زیر یک فضای کاری قرار میگیرند. میتوانید بیش از یک فضای کاری داشته باشید؛ معمولاً برای هر تیم یا سازمان مستقل، یک فضای کاری جداگانه در نظر گرفته میشود تا مرزها روشن بماند.
پروژه (Project)
پروژه مرز یک جریان کاری مشخص است؛ مثل یک محصول، یک کمپین یا کارهای یک واحد سازمانی. وظایف همیشه درون یک پروژه قرار میگیرند و هر پروژه میتواند بخشهای گوناگونی را فعال کند، از داشبورد و اسناد و فایلها گرفته تا فرمها، کانالها، اسپرینتها و وایتبورد. صندوق ورودی هم نوعی پروژه شخصی است برای کارهای سریعی که هنوز به پروژه مشخصی تعلق ندارند.
وظیفه (Task)
وظیفه کوچکترین و واقعیترین واحد کار است؛ کاری مشخص که باید انجام و در نهایت بسته شود. هر وظیفه میتواند مسئول، تاریخ، وضعیت، اولویت، برچسب، زیروظیفه، پیوست، نظر و زمان ثبتشده داشته باشد. همین جزئیات است که پیگیری کار را ممکن میکند و به همه نشان میدهد چه کاری، توسط چه کسی و تا چه زمانی باید انجام شود.
نما (View)
نما داده تازهای نمیسازد؛ فقط زاویهای است که با آن همان وظایف را میبینید. بسته به نیاز میتوانید وظایف را بهصورت فهرست، برد، تقویم، گانت یا جدول ببینید. برای مثال برد برای دنبال کردن وضعیتها مناسب است، تقویم و گانت برای زمانبندی، و فهرست برای مرور سریع. میتوانید نماهای ذخیرهشده با فیلترهای دلخواه هم بسازید تا هر بار سریع به همان نگاه موردعلاقهتان برسید.
سند و فایل (Document و File)
سند جایی برای دانش ماندگار تیم است: تصمیمها، دستورالعملها و یادداشتهایی که نباید در گفتوگوهای روزمره گم شوند. در سند میتوانید با @ به یک کاربر، با # به یک وظیفه و با [ به سند دیگری اشاره کنید تا همهچیز به هم پیوند بخورد. فایل هم داراییها و پیوستهای شماست که کنار همان کاری که به آن مربوطاند نگه داشته میشوند تا همیشه در دسترس باشند.
چطور همه کنار هم قرار میگیرند
بهترین راه فهمیدن این مفاهیم، دیدن آنها در یک جریان واقعی است. یک مسیر ساده از بالا به پایین چنین است:
- یک فضای کاری برای تیم خود بسازید.
- درون آن، یک پروژه برای یک جریان کاری مشخص ایجاد کنید.
- کارهای آن جریان را به وظایف روشن با مسئول و تاریخ تبدیل کنید.
- وظایف را با نمای مناسب (فهرست، برد، تقویم یا گانت) دنبال کنید.
- تصمیمها و دانش تکرارشونده را در سند پروژه بنویسید و فایلها را کنار همان کار نگه دارید.
- فضای کاری ظرف کلی است؛ کار واقعی همیشه درون یک پروژه و در قالب وظیفه انجام میشود.
- نما داده تازهای نمیسازد؛ فقط همان وظایف را از زاویهای دیگر نشان میدهد.
- صندوق ورودی نوعی پروژه شخصی است برای کارهایی که هنوز به پروژه مشخصی تعلق ندارند.
- سند برای دانش ماندگار است و وظیفه برای کاری که باید انجام و بسته شود؛ این دو را با هم اشتباه نگیرید.
مدل ذهنی ساده: فضای کاری مثل ساختمان تیم است، پروژه مثل اتاقهای آن، وظیفه کاری است که باید انجام شود، نما پنجرهای است که از آن به کارها نگاه میکنید و سند و فایل، حافظه و انبار تیماند.
اگر هنوز فضای کاری نساختهاید، از ساخت اولین فضای کاری شروع کنید؛ و برای اینکه این بخشها را سریع در محیط تسکیـ پیدا کنید، سراغ گشتوگذار در محیط و میانبرها بروید.