ساخت و ساختاردهی پروژه
پروژه ظرف اصلی کار تیم است؛ این راهنما نشان میدهد چطور آن را بسازید و از ابتدا ساختاری منظم برایش بچینید.
هر کار تیمی وقتی نتیجه میدهد که از همان ابتدا یک مرز روشن داشته باشد. در تسکیـ این مرز را «پروژه» میسازد؛ ظرفی که وظایف، اسناد، فایلها و گفتوگوهای یک جریان کاری مشخص را کنار هم نگه میدارد و به تیم نشان میدهد دقیقاً روی چه چیزی کار میکند. پیش از آنکه وظیفهای بسازید، ارزش دارد چند دقیقه برای ساخت درست پروژه و نامگذاری شفاف آن وقت بگذارید.
ساختار خوب لازم نیست پیچیده باشد. بهترین پروژهها با چند وضعیت ساده و یک نمای پیشفرض شروع میشوند و بهمرور که نیاز تیم روشنتر میشود، بخشهای بیشتری مثل بخشبندیها، نقاط عطف و نماهای تازه به آنها افزوده میشود. در ادامه میبینید چطور یک پروژه بسازید و از روز اول پایهای منظم برایش بچینید.
پروژه در کجا ساخته میشود؟
هر پروژه زیر یک فضای کاری قرار میگیرد و اعضای همان فضای کاری بسته به دسترسیشان میتوانند آن را ببینند یا در آن کار کنند. اگر چند جریان کاری مرتبط دارید، میتوانید پروژهها را داخل یک پوشه دستهبندی کنید تا فهرست کناری مرتب بماند. توجه کنید که تعداد پروژههای فعال هر فضای کاری به پلن آن بستگی دارد؛ پروژههای بایگانیشده و صندوق ورودی در این شمارش حساب نمیشوند.
ساخت یک پروژه جدید
- از فهرست کناری یا دکمه ساخت پروژه، گزینه ساخت پروژه جدید را باز کنید.
- یک نام روشن و یکتا برای پروژه بنویسید؛ نام نباید با پروژه فعال دیگری از شما یکسان باشد و حداکثر ۲۵۵ نویسه است.
- در صورت تمایل رنگ و آیکن انتخاب کنید تا پروژه در فهرستها سریعتر شناخته شود.
- اگر پروژه بازه زمانی دارد، تاریخ شروع و پایان را تعیین کنید؛ تاریخ پایان نمیتواند پیش از تاریخ شروع باشد.
- در صورت نیاز پوشه و فضای کاری مقصد را مشخص کنید.
- روی ساخت بزنید تا پروژه ایجاد شود و یک نمای «لیست» بهصورت خودکار برای آن آماده شود.
نام، رنگ و آیکن
نام پروژه مهمترین نشانه آن است؛ نامی انتخاب کنید که بدون توضیح اضافه معلوم کند پروژه درباره چیست، مثل نام یک محصول، کمپین یا واحد سازمانی. رنگ و آیکن صرفاً برای تشخیص سریعتر هستند، اما اگر چند پروژه همخانواده دارید، یک قاعده رنگی ثابت کمک میکند تیم آنها را راحتتر پیدا کند.
چیدن ساختار اولیه درست
بعد از ساخت پروژه، لازم نیست همه قابلیتها را یکجا فعال کنید. با یک ساختار کم اما دقیق شروع کنید و فقط وقتی چیزی اضافه کنید که نیاز واقعی به آن دیدهاید.
- وضعیتها را ساده نگه دارید؛ چند مرحله روشن مثل «در انتظار»، «در حال انجام» و «انجامشده» برای شروع کافی است.
- اگر کارها دستههای مشخصی دارند، از بخشبندی استفاده کنید تا وظایف مرتبط زیر یک عنوان جمع شوند.
- برای نقاط مهم زمانی، نقاط عطف تعریف کنید تا پیشرفت کلی پروژه قابل دیدن باشد.
- نمای پیشفرض «لیست» را نگه دارید و بعداً نماهای دیگری مثل برد، تقویم یا گانت را بر اساس نیاز اضافه کنید.
اشتباههای رایج در شروع
- ساختن وضعیتهای بیش از حد زیاد در روز اول که پر کردن و دنبالکردن آنها را سخت میکند.
- نامهای مبهم که باعث میشود اعضا مطمئن نباشند یک کار به کدام پروژه تعلق دارد.
- ساخت چند پروژه موازی برای یک جریان کاری واحد بهجای استفاده از بخشبندی داخل یک پروژه.
- نادیدهگرفتن تاریخ شروع و پایان در پروژههایی که واقعاً بازه زمانی مشخص دارند.
پیشنهاد: اگر قرار است ساختار مشابهی را بارها بسازید، بهجای ساخت دستی هر بار، از کپی پروژه یا قالب آماده استفاده کنید تا نظم یکدستی میان پروژهها حفظ شود.
وقتی پایه پروژه آماده شد، سراغ وضعیتها و گردشکار پروژه بروید تا مراحل کار را دقیق تعریف کنید، یا با کپی پروژه و استفاده از قالب ساختارهای آماده را بهسرعت تکرار کنید.