وضعیتها و گردشکار پروژه
وضعیتها مسیر هر کار را نشان میدهند؛ ببینید چطور آنها را تعریف کنید و با گردشکار، انتقال میان وضعیتها را قانونمند کنید.
وضعیتها قلب پیگیری کار در تسکیـ هستند؛ هر وظیفه در هر لحظه در یکی از وضعیتها قرار دارد و همین وضعیت است که نشان میدهد کار کجای مسیر است. وقتی وضعیتها درست تعریف شوند، تیم بدون پرسیدن میفهمد چه چیزی در انتظار، چه چیزی در جریان و چه چیزی تمامشده است.
اما گاهی فقط دیدن وضعیت کافی نیست و لازم است قانون بگذارید که هر کار چه مسیری را طی کند؛ مثلاً تا وقتی مسئول کار مشخص نشده، نتوان آن را به مرحله بعد برد. اینجاست که موتور گردشکار پروژه وارد میشود و انتقال میان وضعیتها را کنترل میکند.
وضعیت چیست و چه سطوحی دارد؟
هر وضعیت یک نام و رنگ دارد و به یک «سطح» تعلق میگیرد که معنای آن را برای سیستم روشن میکند:
- پسمانده: کارهایی که هنوز شروع نشدهاند و در صف قرار دارند.
- در حال انجام: کارهای فعال؛ این وضعیتها میتوانند درصد پیشرفت داشته باشند تا نوار پیشرفت پر شود.
- انجامشده: کارهایی که با موفقیت به پایان رسیدهاند.
- بستهشده: کارهایی که بدون انجام، کنار گذاشته یا منتفی شدهاند.
دو سطح انجامشده و بستهشده «پایانی» محسوب میشوند؛ یعنی رسیدن وظیفه به آنها یعنی کار دیگر باز نیست. تسکیـ برای تکمیل خودکار و شمارش کارهای باز به همین سطوح تکیه میکند، بنابراین انتخاب درست سطح برای هر وضعیت اهمیت دارد.
ساخت و مرتبسازی وضعیتها
وضعیتها میتوانند در سطح فضای کاری مشترک باشند یا مخصوص یک پروژه. بار اولی که وضعیتهای یک پروژه را تغییر میدهید، تسکیـ نسخهای مستقل از وضعیتهای فضای کاری برای همان پروژه میسازد تا تغییرات شما روی بقیه پروژهها اثر نگذارد.
- در تنظیمات وضعیتهای پروژه، گزینه افزودن وضعیت را باز کنید.
- نام و رنگ وضعیت را تعیین کنید و سطح مناسب (پسمانده، در حال انجام، انجامشده یا بستهشده) را انتخاب کنید.
- برای وضعیتهای «در حال انجام» میتوانید درصد پیشرفت تعیین کنید تا میزان پیشروی کار دیده شود.
- ترتیب وضعیتها را با جابهجایی تنظیم کنید؛ ترتیب همان مسیری است که کار معمولاً طی میکند.
- تغییرات را ذخیره کنید.
تعداد وضعیتهای هر پروژه به پلن فضای کاری محدود است؛ اگر به سقف رسیدید، میتوانید وضعیتهای کماستفاده را حذف یا ادغام کنید. مدیریت وضعیتها نیازمند دسترسی ویرایش در پروژه است.
گردشکار: قانونگذاری انتقال میان وضعیتها
گردشکار پروژه یک نقشه از وضعیتها و انتقالهای مجاز میان آنهاست. وقتی آن را فعال کنید، فقط انتقالهایی که در نقشه تعریف شدهاند مجاز خواهند بود و هر تغییر وضعیت تعریفنشده متوقف میشود. این قابلیت در پلنهای بالاتر در دسترس است و روی همه راههای تغییر وضعیت — تغییر دستی، تغییر گروهی، اتوماسیون و حتی پیامهای کانال — اعمال میشود.
گردشکار را ابتدا بهصورت پیشنویس میسازید، سپس منتشر میکنید و در نهایت فعالش میکنید. تا وقتی نقشه منتشر و فعال نشده باشد، رفتار پروژه مثل قبل آزاد است و هیچ محدودیتی اعمال نمیشود؛ این یعنی میتوانید با خیال راحت نقشه را بسازید و بعد آن را روشن کنید.
شرطگذاری روی انتقالها
هر انتقال میتواند شرطهایی داشته باشد که باید برقرار باشند تا کار اجازه عبور بگیرد. این شرطها را میتوان با «و» و «یا» با هم ترکیب کرد. چند نمونه از شرطهای در دسترس:
- کاربر فعلی مسئول یا ثبتکننده وظیفه باشد، یا نقش مشخصی در فضای کاری داشته باشد.
- یک فیلد سفارشی مقدار داشته باشد یا مقدار یک فیلد برابر با عدد یا متن معینی باشد.
- هیچ آیتم چکلیست بازی نمانده باشد و همه زیرکارها انجام شده باشند.
- وظیفه پیوست الزامی، تخمین زمان یا تاریخ سررسید داشته باشد.
- تأیید لازم روی وظیفه انجام شده باشد.
نکتهها و رفتارهای مهم
- اگر مالک یا مدیر باشید و گزینه عبور مدیر فعال باشد، میتوانید در موارد استثنا از محدودیت گردشکار عبور کنید.
- اگر وضعیت فعلی یک وظیفه در نقشه گردشکار نباشد (مثلاً وضعیت حذف شده باشد)، برای آنکه کار گیر نکند همه انتقالهای خروجی موقتاً مجاز میشوند.
- مستقل از گردشکار، اگر یک وظیفه به کار دیگری وابسته باشد یا زیرکارهای ناتمام داشته باشد، رساندن آن به وضعیت پایانی ممکن است متوقف شود.
توجه: پیش از فعالکردن گردشکار، نقشه را با چند وظیفه واقعی آزمایش کنید تا مطمئن شوید مسیرهای رایج تیم بهاشتباه مسدود نمیشوند.
برای دیدن اینکه این وضعیتها در عمل چطور گزارش میشوند سراغ نمای فعالیت و خلاصه پروژه بروید، و اگر تازه پروژه میسازید ابتدا ساخت و ساختاردهی پروژه را ببینید.