فعالیت و خلاصه پروژه
نمای فعالیت، داشبورد و گزارش هفتگی پروژه را کنار هم بگذارید تا تغییرات مهم و پیشرفت واقعی کارها را دقیق مرور کنید.
مرور پیشرفت یک پروژه نباید به پرسوجوی تکتک اعضا یا حدسزدن از روی پیامرسان تبدیل شود. در تسکیـ هر تغییر مهمی روی کارها و محتوای پروژه بهصورت خودکار ثبت میشود؛ پس در هر لحظه میبینید چه کسی چه کاری کرده، چه چیزی جلو رفته و کجا کار گیر کرده است.
برای مرور وضعیت سه ابزار مکمل دارید: نمای فعالیت برای دیدن جریان زمانیِ تغییرات، داشبورد برای نگاه آماری و کلان، و گزارش هفتگی برای جمعبندی مهمترین رویدادهای هفته. در ادامه میبینید هرکدام چه میکنند و چه زمانی به کارتان میآیند.
نمای فعالیت چیست و چه چیزی را ثبت میکند؟
نمای فعالیت یک خطزمانی است که تغییرات مهم پروژه را از جدیدترین رویداد نشان میدهد. هر ردیف میگوید چه کسی، چه کاری را روی کدام مورد و چه زمانی انجام داده؛ برای وظیفهها وضعیت و مسئول هم میآید و اگر فیلدی تغییر کند، مقدار قبلی و جدید کنار هم نمایش داده میشود. رویدادها بر اساس تاریخ گروهبندی میشوند تا مرور سادهتر باشد.
- وظیفهها: ایجاد، تغییر وضعیت، واگذاری، تکمیل، دیدگاه، چکلیست و وابستگی.
- اسناد: ساخت، ویرایش، جابهجایی، دیدگاه و پیوست.
- فایلها و پوشهها: بارگذاری، بهروزرسانی و حذف.
- کانالها: ساخت کانال، اعلان، سنجاق پیام و تبدیل پیام به وظیفه.
- فرمها، وایتبوردها و نقشههای ذهنی: ساخت، بهروزرسانی و حذف.
فعالکردن و باز کردن نمای فعالیت
نمای فعالیت بهصورت پیشفرض روشن نیست و یکبار باید آن را اضافه کنید.
- در نوار نماهای پروژه روی دکمه افزودن نما بزنید.
- از بخش نماهای تکبار، گزینه فعالیت را انتخاب کنید تا افزوده شود.
- با کلیک روی تب فعالیت، خطزمانی کامل رویدادها باز میشود.
- برای رویدادهای قدیمیتر، فهرست را پایین بکشید یا روی فعالیتهای بیشتر بزنید.
فیلتر کردن فعالیتها برای یافتن آنچه مهم است
وقتی پروژه شلوغ میشود، فیلترها فقط رویدادهای موردنظرتان را نشان میدهند. روی دکمه فیلتر فعالیتها بزنید، چند شرط را ترکیب کنید و اعمال را بزنید؛ برای بازگشت از پاکسازی استفاده کنید.
- جستوجو در متن رویدادها و عنوان وظیفهها.
- بازه تاریخ از/تا برای محدودکردن به یک دوره مشخص.
- نوع فعالیت و منبع؛ مثلاً فقط تغییر وضعیتها یا فقط اسناد.
- وضعیت و مسئول برای دنبالکردن یک مرحله یا یک عضو خاص.
- وظایف من برای دیدن کارهای خودتان، و زیرکارها برای نمایش رویدادهای زیرکارها که پیشفرض پنهاناند.
توجه به پلن: در پلن رایگان فقط فعالیتهای یکی دو روز اخیر نمایش داده میشود؛ برای مرور تاریخچه کامل و رویدادهای قدیمیتر به پلن پرو و بالاتر نیاز دارید.
داشبورد پروژه؛ نگاه کلان به پیشرفت
اگر بهجای رویدادهای جزئی تصویر آماری میخواهید، نمای داشبورد را با «افزودن نما» اضافه کنید. داشبورد از ویجتهای قابلچینش ساخته شده که آنها را جابهجا و تغییر اندازه میدهید یا به چیدمان پیشفرض بازمیگردانید؛ هر ویجت زاویهای از وضعیت پروژه را خلاصه میکند.
- خلاصه وظایف: شمار کارهای بدون مسئول، دارای مسئول و تکمیلشده.
- بار کاری بر اساس وضعیت و وظایف بر اساس مسئول: توزیع کار میان مراحل و افراد.
- موعدهای نزدیک و وظایف عقبافتاده: کارهایی که سررسیدشان نزدیک یا گذشته است.
- مایلستونها و ویجتهای زمان: پیشرفت نقاط عطف و زمان ثبتشده روی پروژه.
گزارش هفتگی؛ خلاصه تغییرات مهم
گزارش هفتگی مهمترین رویدادهای هفته را در یک خلاصه خوانا جمع میکند و برای جلسههای هفتگی یا اطلاعرسانی به ذینفعان عالی است. این گزارش بر اساس روز آغاز هفته و منطقه زمانیِ شما ساخته میشود و چند بخش روشن دارد:
- کارهای تکمیلشده این هفته و کارهای دارای سررسید در ۷ روز آینده.
- کارهای معوق، کارهای مسدودشده به دلیل وابستگی، و کارهای بدون مسئول.
- فعالترین مسئولها، کارهای اخیراً کامنتگذاریشده و فهرستی از اقدامات پیشنهادی بعدی.
ساختار آماده گزارش بدون مصرف اعتبار هوش مصنوعی تولید میشود و آن را میتوانید دانلود یا بهصورت سند ذخیره کنید. افزودن خلاصه مدیریتیِ روان اختیاری است و آن بخش اعتبار هوش مصنوعی مصرف میکند. این گزارش در پلنهای آلتیمیت و بالاتر در دسترس است.
یک روال ساده برای مرور پیشرفت
- ابتدای هفته داشبورد را باز کنید تا حجم کار، موعدهای نزدیک و کارهای عقبافتاده را یکجا ببینید.
- گزارش هفتگی را تولید کنید و برای کارهای معوق، مسدودشده و بدون مسئول تصمیم بگیرید.
- در طول هفته نمای فعالیت را با فیلتر «وظایف من» یا یک مسئول خاص دنبال کنید.
- پیش از جلسه، فعالیت را روی بازه همان هفته فیلتر کنید تا تغییرات کلیدی را سریع مرور کنید.
- اشتباه رایج: انتظار دیدن تاریخچه کامل در پلن رایگان؛ برای رویدادهای قدیمیتر پلن را ارتقا دهید.
- اشتباه رایج: فراموشکردن گزینه «زیرکارها»؛ اگر تیم زیاد از زیرکار استفاده میکند آن را روشن کنید.
- اشتباه رایج: اتکا فقط به فعالیت برای تصمیمگیری؛ برای دیدن روند و اعداد، داشبورد و گزارش هفتگی دقیقترند.
برای اینکه این مرورها معنادار باشند، ساختار و مراحل پروژه باید از ابتدا درست تعریف شده باشد. سراغ ساخت و ساختاردهی پروژهها بروید و با وضعیتها و گردش کار مطمئن شوید تغییر وضعیتها همان چیزی را نشان میدهد که برای مرور پیشرفت لازم دارید.