پیوست فایل از گوگل درایو و دراپ‌باکس
فایل‌های گوگل درایو و دراپ‌باکس را بدون آپلود، به‌صورت ارجاع به وظیفه، نظر وظیفه، صفحهٔ سند یا پیام کانال پیوست کنید؛ فایل در همان سرویس می‌ماند، لینکش هر روز بررسی می‌شود و از فضای ذخیره‌سازی شما کم نمی‌کند.
خیلی از فایل‌های تیم شما از قبل جایی هست: یک سند در گوگل درایو، یک پوشهٔ تحویل مشتری در دراپ‌باکس. اگر برای پیوست کردن آن‌ها به یک وظیفه دانلود و دوباره آپلود کنید، هم وقت می‌برد و هم نسخهٔ دومی می‌سازید که زود قدیمی می‌شود. با پیوست ابری، فایل را مستقیماً ارجاع می‌دهید.
ارجاع، نه کپی. فایل در گوگل درایو یا دراپ‌باکس شما می‌ماند؛ تسکیـ فقط نشانی و مشخصات آن را نگه می‌دارد. به همین دلیل از فضای ذخیره‌سازی فضای کاری شما هیچ کم نمی‌شود و هرکس فایل را باز کند، آخرین نسخهٔ آن را می‌بیند.
اتصال حساب
- از تنظیمات به «مرکز اپ‌ها» بروید و Google Drive یا Dropbox را باز کنید.
- در زبانهٔ «شخصی» روی «اتصال حساب شخصی» بزنید. اگر مدیر فضای کاری هستید و می‌خواهید یک حساب برای همه وصل کنید، در زبانهٔ «فضای کاری» روی «اتصال مشترک فضای کاری» بزنید.
- در صفحهٔ ورود سرویس، به تسکیـ اجازهٔ دسترسی بدهید. این دسترسی فقط برای خواندن فایل‌هاست.
- به «مرکز اپ‌ها» برمی‌گردید و حساب وصل‌شده کنار «حساب شخصی:» یا «فضای کاری:» نمایش داده می‌شود.
اتصال شخصی فقط برای خودتان است. اتصال مشترک را همهٔ اعضای فضای کاری در انتخابگر می‌بینند و می‌توانند از آن فایل پیوست کنند، اما فقط مدیران فضای کاری آن را دوباره وصل یا قطع می‌کنند. پیوست ابری باید در پلن فضای کاری فعال باشد و تعداد اتصال‌ها هم تابع محدودیت پلن است. جزئیات هر سرویس در اتصال به Google Drive و اتصال به Dropbox آمده است.
اگر هنوز حسابی وصل نکرده باشید، خود انتخابگر فایل هم پیام «هنوز هیچ سرویس ابری وصل نکرده‌اید» را همراه با دکمهٔ اتصال یا «رفتن به مرکز اپلیکیشن‌ها» نشان می‌دهد.
پیوست کردن فایل
دکمهٔ فضای ابری در این چهار جا قرار دارد:
- وظیفه‌ها — در بخش «پیوست‌ها»، آیکن ابر با عنوان «افزودن از فضای ابری».
- نظرهای وظیفه — در نوار ابزار کادر نوشتن نظر، آیکن ابر «افزودن از فضای ابری» درست بعد از آیکن گیره («پیوست فایل»). فایل‌های انتخاب‌شده در کادر نظر فهرست می‌شوند و با ارسال نظر پیوست می‌شوند.
- صفحه‌های سند — در بخش «پیوست‌ها»ی صفحه، دکمهٔ «فضای ابری».
- پیام‌های کانال پروژه — در نوار نوشتن پیام، آیکن ابر «افزودن از فضای ابری».
با زدن آن، پنجرهٔ «انتخاب فایل از فضای ابری» باز می‌شود:
- انتخاب اتصال — اگر چند حساب وصل است، بالای پنجره بین آن‌ها جابه‌جا شوید. اتصال مشترک با پسوند «(فضای کاری)» مشخص است.
- پیمایش پوشه‌ها — درخت پوشه‌ها را مرور کنید؛ مسیر فعلی بالای فهرست دیده می‌شود و در پوشه‌های شلوغ «نمایش موارد بیشتر» را بزنید.
- جست‌وجو — اگر مسیر فایل را نمی‌دانید، نامش را در کادر «جست‌وجوی فایل…» بنویسید.
- انتخاب — روی فایل بزنید و «پیوست فایل» را بزنید. پوشه را نمی‌توان پیوست کرد.
روی کارت پیوست چه می‌بینید
- نام و حجم فایل، نشان سرویس و نام کسی که آن را افزوده است («افزوده‌شده توسط … از …»).
- تصویر کوچک فایل، اگر سرویس برای آن تصویر کوچک داشته باشد.
- پیش‌نمایش داخل تسکیـ برای تصویر، ویدیو، صدا و PDF.
- دانلود از طریق تسکیـ؛ فایل‌های Google Docs، Sheets، Slides و Drawings هنگام دانلود به PDF، Excel، PowerPoint و PNG تبدیل می‌شوند.
- «باز کردن در Google Drive» یا «باز کردن در Dropbox» برای رفتن به صفحهٔ فایل در خود سرویس.
- «حذف پیوست» که فقط ارجاع را از تسکیـ برمی‌دارد و به فایل اصلی دست نمی‌زند.
دسترسی اعضا به فایل
مهم: پیش‌نمایش و دانلود از داخل تسکیـ با دسترسی اتصالی انجام می‌شود که فایل با آن پیوست شده، نه با حساب کسی که فایل را باز می‌کند. پس هر کسی که آن وظیفه (و نظرهای آن)، سند یا کانال را می‌بیند، فایل را هم می‌تواند ببیند و دانلود کند، حتی اگر در گوگل درایو یا دراپ‌باکس به آن دسترسی نداشته باشد. به همین دلیل کارت همیشه نشان می‌دهد فایل را چه کسی و از کدام سرویس افزوده است. دکمهٔ «باز کردن در …» اما شما را به خود سرویس می‌برد و آنجا تنظیمات اشتراک‌گذاری همان سرویس تعیین می‌کند چه کسی فایل را ببیند.
وقتی فایل تغییر کند یا حذف شود
- تغییر محتوا — چون پیوست ارجاع است، همیشه آخرین نسخه باز می‌شود؛ نیازی به به‌روزرسانی پیوست نیست.
- جابه‌جایی یا تغییر نام — تسکیـ هر روز پیوست‌ها را با سرویس مبدأ بررسی می‌کند و نام، حجم و نشانی فایل را به‌روز نگه می‌دارد.
- حذف یا لغو دسترسی در سرویس مبدأ — پیوست حذف نمی‌شود، بلکه کم‌رنگ و با برچسب «یافت نشد» (فایل حذف شده یا از دسترس بیرون رفته) یا «دسترسی قطع شده» (دسترسی برداشته شده) نمایش داده می‌شود. تسکیـ نمی‌تواند فایلی را که در سرویس دیگری پاک شده بازیابی کند.
اتصال دوباره و قطعی سرویس
- انقضای زودهنگام توکن — تسکیـ یک بار خودکار توکن را تازه می‌کند و درخواست را تکرار می‌کند؛ معمولاً متوجه چیزی نمی‌شوید.
- لغو دسترسی — اگر سرویس دیگر دسترسی تسکیـ را نپذیرد، اتصال ناپدید نمی‌شود. در «مرکز اپ‌ها» دکمهٔ «اتصال دوباره» کنارش می‌آید و انتخابگر می‌گوید برای باز کردن فایل‌ها باید دوباره وارد شوید.
- اتصال مشترک — فقط مدیر فضای کاری می‌تواند آن را دوباره وصل کند؛ بقیهٔ اعضا پیام «این فضای ابری مشترک فضای کاری است؛ از مدیر فضای کاری بخواهید دوباره وصلش کند» را می‌بینند.
- پس از اتصال دوباره — پیوست‌هایی که برچسب «دسترسی قطع شده» گرفته بودند دوباره کار می‌کنند.
- قطعی یا محدودیت درخواست — اگر سرویس در دسترس نباشد یا درخواست‌ها را محدود کند، انتخابگر پیامی مثل «سرویس ابری در دسترس نیست. کمی بعد دوباره امتحان کنید» را با دکمهٔ «تلاش دوباره» نشان می‌دهد، نه پیام نبود دسترسی. بررسی روزانه هم در این حالت وضعیت پیوست‌ها را تغییر نمی‌دهد.
قطع اتصال
در «مرکز اپ‌ها»، کنار حساب وصل‌شده روی آیکن «قطع اتصال» بزنید. پنجرهٔ تأیید یادآوری می‌کند که فایل‌های پیوست‌شده با این اتصال حذف نمی‌شوند، اما تا وصل شدن دوباره در دسترس نخواهند بود. پس از تأیید، تسکیـ از سرویس می‌خواهد توکن دسترسی‌اش را باطل کند و توکن را از سرور خودش پاک می‌کند. برای گوگل درایو یک استثنا هست: اگر اتصال Google Calendar یا Google Meet شما هنوز از همان ورود گوگل استفاده کند، دسترسی در گوگل لغو نمی‌شود. پیوست‌ها برچسب «دسترسی قطع شده» می‌گیرند و اگر همان حساب را دوباره وصل کنید، برمی‌گردند.
پرسش‌های پرتکرار
- آیا این پیوست‌ها در فضای ذخیره‌سازی من حساب می‌شوند؟ خیر. این اصلی‌ترین مزیت این روش است.
- آیا تسکیـ می‌تواند فایل‌های من را تغییر دهد؟ خیر. دسترسی تسکیـ فقط برای خواندن است و هیچ فایلی را ویرایش، جابه‌جا یا پاک نمی‌کند.
- می‌توانم بعداً فایل را به تسکیـ منتقل کنم؟ بله؛ فایل را دانلود و مثل هر فایل دیگری آپلود کنید تا نسخه‌ای در تسکیـ داشته باشید.
- اتصال قطع شد، پیوست‌ها چه می‌شوند؟ پیوست‌ها باقی می‌مانند اما تا وصل شدن دوباره باز نمی‌شوند؛ با وصل کردن دوبارهٔ همان حساب برمی‌گردند.
- آیا کد یا اسکریپت خارجی روی صفحه اجرا می‌شود؟ خیر؛ انتخابگر فایل ساختهٔ خود تسکیـ است و فهرست فایل‌ها از سرور تسکیـ گرفته می‌شود، نه از اسکریپت گوگل یا دراپ‌باکس.