برچسبگذاری اسناد
دادن برچسب به صفحههای سند، فیلتر کردن درخت اسناد بر اساس برچسب و دیدن وظیفهها و سندهای یک برچسب کنار هم.
برچسبها تا پیش از این فقط روی وظیفهها کار میکردند. اکنون همان برچسبهای فضای کاری را میتوانید به صفحههای سند هم بدهید. نتیجه این است که یک موضوع مشترک — مثلاً «انتشار نسخه»، «مشتری الف» یا «حقوقی» — هم کارها و هم مستندات مربوط به خود را کنار هم نگه میدارد.
افزودن برچسب به یک سند
- صفحه سند موردنظر را باز کنید.
- زیر عنوان سند، نوار برچسبها را انتخاب کنید.
- برچسب موجود را از فهرست انتخاب کنید یا نام برچسب تازه را بنویسید.
- برای برداشتن یک برچسب، علامت حذف کنار آن را بزنید.
برچسبها در سطح فضای کاری تعریف میشوند؛ بنابراین برچسبی که برای وظیفهها ساختهاید بدون کار اضافه برای اسناد هم در دسترس است و رنگ آن یکسان میماند.
برای برچسبگذاری یک سند باید اجازه ویرایش آن سند را داشته باشید. اعضایی که فقط اجازه خواندن دارند، برچسبها را میبینند اما نمیتوانند تغییرشان دهند.
فیلتر کردن اسناد بر اساس برچسب
در مرکز اسناد و در نوار کناری اسناد پروژه، کنار هر سند نقطههای رنگی برچسبها دیده میشود و یک فیلتر برچسب هم اضافه شده است. وقتی فیلتر را فعال کنید، بهجای درخت پوشهها یک فهرست ساده از سندهای دارای آن برچسب نمایش داده میشود و مسیر هر سند بالای نام آن نوشته میشود تا بدانید کجاست.
- چند برچسب را همزمان انتخاب کنید تا فهرست دقیقتری بگیرید.
- با پاک کردن فیلتر، درخت اسناد به حالت همیشگی برمیگردد.
- فیلتر برچسب فقط سندهایی را نشان میدهد که به آنها دسترسی دارید.
صفحه هر برچسب
صفحه برچسب اکنون دو زبانه دارد: «وظیفهها» و «سندها». با این کار میتوانید از یک نقطه، هم کارهای در جریان یک موضوع و هم مستندات آن را ببینید. این برای مرور پیش از جلسه یا تحویل کار به همکار تازه بسیار کاربردی است.
ادغام و حذف برچسب
اگر دو برچسب هممعنی ساخته شده باشد، میتوانید آنها را ادغام کنید؛ در این حالت هم وظیفهها و هم سندهای برچسب قدیمی به برچسب مقصد منتقل میشوند. با حذف یک برچسب نیز، آن برچسب از همه وظیفهها و سندها برداشته میشود و خود سند یا وظیفه دستنخورده باقی میماند.
پیشنهاد برای نظم بهتر
- برای هر موضوع یک برچسب روشن و کوتاه بسازید و از ساختن برچسبهای هممعنی پرهیز کنید.
- سندهای مرجع مانند چکلیستها و دستورالعملها را با همان برچسب کارهای مربوط علامت بزنید.
- پیش از شروع پروژه تازه، فهرست برچسبها را یک بار مرور و برچسبهای بیاستفاده را ادغام کنید.
برای شناخت برچسبها و فیلترها روی وظیفهها، برچسب، اولویت و فیلترها و برای مرور ساختار اسناد، صفحههای سند و دسترسیها را ببینید.