برچسبها، اولویت و فیلترها
برچسبگذاری وظیفهها، تعیین سطح اولویت، و ساخت فیلتر برای پیدا کردن سریع کارهای مهم در میان انبوه وظایف.
وقتی تعداد وظیفهها زیاد میشود، صرفِ داشتن فهرست کافی نیست؛ باید بتوانید در چند لحظه به کارهای مهم برسید. برچسبها، اولویتها و فیلترها سه ابزاری هستند که با هم به شما کمک میکنند کارها را معنادار دستهبندی کنید و دقیقاً همان چیزی را که میخواهید ببینید.
برچسبها موضوع و زمینه کار را مشخص میکنند، اولویت میزان فوریت را نشان میدهد، و فیلتر این دو را با دهها معیار دیگر ترکیب میکند تا فهرست را به یک نمای هدفمند تبدیل کند.
برچسبگذاری وظیفهها
برچسب یک نشانه رنگی با نام دلخواه است که در سطح فضای کاری تعریف میشود و میتوانید آن را به هر تعداد وظیفه بزنید. برچسبها برخلاف وضعیت، مرحله کار را نشان نمیدهند؛ بلکه زمینهای مثل «بازاریابی»، «فوری مشتری» یا «بدهی فنی» را مشخص میکنند که ممکن است در چند پروژه مشترک باشد.
- برای هر برچسب یک نام کوتاه و یک رنگ متمایز انتخاب کنید تا در فهرست سریع تشخیص داده شود.
- از ساختن برچسبهای بیش از حد مشابه پرهیز کنید؛ چند برچسب پرکاربرد بهتر از دهها برچسب کماستفاده است.
- یک وظیفه میتواند همزمان چند برچسب داشته باشد، پس برچسبها را برای دستهبندیهای همپوشان به کار ببرید.
تعیین اولویت
اولویت نشان میدهد یک کار چقدر فوری است و کمک میکند تیم بداند ابتدا سراغ چه چیزی برود. در تسکیـ چهار سطح اولویت وجود دارد و هر وظیفه میتواند یکی از آنها را بگیرد یا بدون اولویت بماند.
- فوری: کارهایی که باید بیدرنگ انجام شوند و معطلکردنشان هزینه دارد.
- بالا: کارهای مهمی که باید زود انجام شوند اما بحرانی نیستند.
- معمولی: جریان عادی کار که در نوبت خود انجام میشود.
- پایین: کارهایی که در صورت فرصت اضافی به آنها میرسید.
اولویت را میتوانید مستقیم از نشانه پرچم روی ردیف فهرست تعیین کنید یا هر زمان آن را پاک کنید تا کار به حالت بدون اولویت برگردد. یک قاعده ساده این است که فقط چند کار را در آنِ واحد «فوری» نگه دارید؛ اگر همهچیز فوری باشد، در عمل هیچچیز فوری نیست.
ساخت فیلتر برای پیدا کردن سریع کارها
فیلتر به شما اجازه میدهد فهرست وظیفهها را بر اساس یک یا چند شرط محدود کنید. هر شرط از یک فیلد، یک عملگر و یک مقدار ساخته میشود؛ برای مثال «مسئول هست علی» یا «اولویت هست فوری». طیف گستردهای از فیلدها برای فیلتر کردن در دسترس است.
- وضعیت، مسئول، ایجادکننده، نوع وظیفه و برچسبها.
- اولویت، تاریخ سررسید و تاریخ ایجاد با بازههای آماده مانند امروز، این هفته یا معوق.
- عنوان و توضیح وظیفه با شرط «شامل میشود» یا «شامل نمیشود».
- وابستگی، وظیفههای تکرارشونده، تخمین زمان، زمان ثبتشده و امتیاز اسپرینت.
- از نوار بالای فهرست، گزینه فیلتر را باز کنید.
- یک فیلد را انتخاب کنید، عملگر مناسب را تعیین کنید و مقدار موردنظر را وارد کنید.
- برای محدودتر کردن نتیجه، شرطهای بیشتری اضافه کنید و آنها را با منطق «و» یا «یا» ترکیب کنید.
- اگر این ترکیب را زیاد استفاده میکنید، آن را بهصورت یک نما ذخیره کنید تا هر بار از نو نسازید.
نکته: برای فیلتر روی اولویت، بهجای عملگرهای «بزرگتر از» یا «کوچکتر از»، از عملگر «هست» و انتخاب مستقیم سطحهای دلخواه (مثلاً فوری و بالا) استفاده کنید تا نتیجه همیشه دقیق و قابلاتکا باشد.
گام بعدی: برای ساختن فیلدهای دلخواه که میتوانید روی آنها هم فیلتر بزنید سراغ فیلدهای سفارشی و انواع وظیفه بروید، و برای مرور ساختار کامل هر کار جزئیات وظیفه و مدیریت آن را ببینید.