نقشها و سطوح دسترسی اعضا
نقشهای مالک، ادمین، عضو و مهمان را بشناسید، تفاوت دسترسیها را ببینید و یاد بگیرید هر نقش را به چه کسی بدهید.
نقش هر عضو تعیین میکند او در فضای کاری چه چیزهایی را میبیند و چه کارهایی میتواند انجام دهد. انتخاب درست نقشها هم امنیت کار را بالا میبرد و هم از شلوغی و خطای ناخواسته جلوگیری میکند؛ کسی که فقط باید نتیجه کار را ببیند نیازی به دسترسی کامل ندارد و کسی که مسئول اجراست باید بتواند آزادانه کار کند.
تسکیـ چهار نقش پایه دارد که از کمترین تا بیشترین دسترسی مرتب میشوند: مهمان، عضو، ادمین و مالک. در پلنهای پیشرفتهتر میتوانید فراتر از این چهار نقش بروید و مجوزها را بهصورت دقیق و سفارشی تنظیم کنید. در این صفحه تفاوت این نقشها و روش درست تخصیص آنها را مرور میکنیم.
چهار نقش اصلی فضای کاری
- مالک: بالاترین سطح دسترسی و مسئول نهایی فضای کاری. به همهچیز از جمله اشتراک و پرداخت دسترسی دارد و قابل حذف نیست. معمولاً سازنده فضای کاری مالک آن است.
- ادمین: تقریباً همه کارهای مدیریتی را انجام میدهد؛ از مدیریت اعضا، تنظیمات و امنیت گرفته تا اشتراک، پروژهها و محتوای فضای کاری. مناسب مدیران تیم و افراد مورد اعتماد.
- عضو: ستون اصلی کار روزمره. میتواند پروژه بسازد، وظایف و محتوا را ویرایش کند و با تیم همکاری کند، اما به تنظیمات فضای کاری، مدیریت اعضا و اشتراک دسترسی ندارد.
- مهمان: دسترسی فقطخواندنی همراه با امکان ثبت دیدگاه. برای ذینفعان بیرونی یا کسانی که فقط باید در جریان باشند مناسب است و صندلی قابلویرایش مصرف نمیکند.
چه کسی چه کاری میتواند انجام دهد؟
برای انتخاب نقش، کمک میکند بدانید مرز دسترسیها کجاست. فهرست زیر تفاوتهای کلیدی میان نقشها را نشان میدهد.
- مدیریت فضای کاری (نام، لوگو، امنیت، اشتراک و اعضا): فقط مالک و ادمین.
- ساخت پروژه و ویرایش محتوا (وظایف، اسناد، فایلها، فرمها و اتوماسیون): مالک، ادمین و عضو.
- آرشیو و حذف پروژه و مدیریت اعضای پروژه: مالک و ادمین.
- مشاهده و ثبت دیدگاه: همه نقشها، از جمله مهمان.
نقشهای سفارشی و مجوزهای پیشرفته
چهار نقش پایه برای بیشتر تیمها کافی است، اما اگر به کنترل دقیقتری نیاز دارید، تسکیـ سیستم مجوزهای پیشرفته و نقشهای سفارشی هم دارد. با این قابلیت میتوانید برای هر دسته از کارها (مانند مدیریت اعضا، اشتراک، اتوماسیون یا خروجیگرفتن از داده) بهصورت جداگانه دسترسی تعریف کنید و نقشهایی متناسب با ساختار سازمان خود بسازید. این قابلیت در پلنهای کسبوکار و بالاتر در دسترس است؛ بدون آن، همان مجموعه پیشفرض مجوزهای هر نقش اعمال میشود.
بهترین روش تخصیص نقش
- با کمترین دسترسی لازم شروع کنید و فقط در صورت نیاز نقش را بالا ببرید.
- نقش مالک را برای یک نفر مسئول نگه دارید و نقش ادمین را تنها به افراد مورد اعتماد بدهید.
- برای همکاران اجرایی روزمره از نقش عضو استفاده کنید.
- ذینفعان بیرونی و ناظران را مهمان بگذارید تا هم امنیت حفظ شود و هم صندلی قابلویرایش آزاد بماند.
- هر چند وقت یکبار فهرست اعضا و نقشها را مرور کنید و دسترسیهای بلااستفاده را پایین بیاورید.
نکته امنیتی: نقش ادمین دسترسی گستردهای به تنظیمات و اشتراک دارد؛ پیش از ارتقای کسی به ادمین مطمئن شوید واقعاً به این سطح نیاز دارد.
اگر میخواهید عضوی را به بخش مشخصی از یک پروژه محدود کنید، سراغ دسترسی محدود و کنترل دقیق اعضا بروید. برای مرور نحوه افزودن افراد و ظرفیت تیم هم دعوت اعضا و مدیریت ظرفیت تیم را ببینید.
برای نقشهای دقیقتر نقشهای سفارشی و مجوزهای دقیق و برای محدودکردن ویرایش فیلدها دسترسی فیلدهای وظیفه را ببینید.