دسترسی فیلدهای وظیفه
مشخص کنید چه کسی اجازه تغییر هر فیلد وظیفه را دارد؛ یک بار در سطح فضای کاری تعریف کنید و همه پروژهها به ارث ببرند.
همه فیلدهای یک وظیفه همارزش نیستند. تغییر توضیحات مشکلی ندارد، اما تغییر تاریخ تحویل یا فیلد بودجه میتواند تعهدی را جابهجا کند. با دسترسی فیلدهای وظیفه مشخص میکنید هر فیلد را چه کسی میتواند عوض کند.
این تنظیم دو سطح دارد: سطح فضای کاری که همه پروژهها آن را به ارث میبرند، و سطح پروژه که برای همان پروژه اعمال میشود.
محدود کردن یک فیلد
- در تنظیمات فضای کاری به «دسترسی فیلدهای تسک» بروید.
- با کادر «جستجوی فیلد» فیلد موردنظر را پیدا و انتخاب کنید.
- گزینه «محدود کردن» را فعال کنید.
- در «افراد مجاز» مشخص کنید چه کسانی اجازه تغییر دارند؛ میتوانید بر اساس نقش فضای کاری یا نقش سفارشی هم تعیین کنید.
- ذخیره کنید.
وقتی فیلدی محدود شود، در همه پروژهها فقط افراد انتخابشده و مدیران میتوانند آن را تغییر دهند. بقیه اعضا فیلد را میبینند اما نمیتوانند ویرایشش کنند.
ارثبری و قفل کردن
محدودیتهای سطح فضای کاری بهصورت پیشفرض ارثیاند: هر پروژه میتواند مورد ارثبریشده را بازنویسی یا پنهان کند. اگر میخواهید این امکان را ببندید، «قفل کردن برای پروژهها» را فعال کنید؛ در این حالت هیچ پروژهای نمیتواند محدودیت را بازنویسی کند.
پیشنهاد: قفل را فقط برای فیلدهایی بگذارید که واقعاً سیاست سازمانیاند (مثل فیلدهای مالی یا انطباق). قفلکردن همهچیز باعث میشود مدیران پروژه برای هر تغییر کوچک به شما مراجعه کنند.
محدودیت در سطح پروژه
اگر محدودیت فقط برای یک پروژه معنا دارد، بهجای فضای کاری آن را در تنظیمات همان پروژه تعریف کنید. تنظیم پروژهای وقتی مورد ارثی قفل نشده باشد، بر تنظیم فضای کاری اولویت دارد.
نیازمند پلن: تعریف یکباره محدودیت فیلدها برای همه پروژهها در پلنهای تجاری و تجاری پلاس فعال میشود.
چه فیلدهایی را محدود کنیم
محدود کردن همه فیلدها نتیجه معکوس دارد: تیم برای هر تغییر کوچک منتظر میماند. معمولاً فقط چند فیلد واقعاً نیاز به کنترل دارند.
- خوب است محدود شود: فیلدهای مالی، تاریخ تحویل تعهدشده به مشتری و فیلدهای انطباق و ممیزی.
- معمولاً نباید محدود شود: توضیحات، برچسبها، مسئول و وضعیت که بخشی از کار روزمرهاند.
- جایگزین: اگر نگرانی شما فقط اطلاعیافتن از تغییر است، بهجای محدودکردن، یک اتوماسیون بگذارید که تغییر را گزارش کند.
بازبینی دورهای محدودیتها
محدودیتهای فیلد با گذشت زمان بیربط میشوند: فیلدی حذف میشود، تیم عوض میشود یا فرایند تغییر میکند. هر چند وقت فهرست فیلدهای محدودشده را مرور کنید.
- فیلدهایی که دیگر در پروژهها استفاده نمیشوند را از فهرست محدودیت بردارید.
- اگر «افراد مجاز» به یک نفر محدود شده و آن نفر رفته است، جایگزینش را مشخص کنید.
- اگر تیم مرتب برای تغییر یک فیلد درخواست میدهد، احتمالاً محدودیت آن فیلد بیمورد است.
- تغییرهای محدودیت را با تیم اطلاعرسانی کنید تا کسی پشت یک قفل غیرمنتظره نماند.
برای ساخت نقشهایی که در «افراد مجاز» استفاده میکنید نقشهای سفارشی و مجوزهای دقیق و برای تعریف خود فیلدها ساختار کار در سطح فضای کاری را ببینید.