وظایف تکرارشونده
تعریف الگوی تکرار برای کارهای دورهای، کنترل رفتار نوبتهای بعدی و هماهنگی هر نوبت تازه با چرخه کاری پروژه.
بعضی کارها در یک ریتم ثابت تکرار میشوند: گزارش هفتگی، صورتحساب ماهانه، جلسه روزانه تیم یا بازبینی پایان هر اسپرینت. بهجای اینکه هر بار این کارها را از نو بسازید، میتوانید الگوی تکرار را یکبار تعریف کنید تا تسکیـ خودش نوبت بعدی را در زمان درست بسازد و چیزی از قلم نیفتد.
این قابلیت برای همه پلنها در دسترس است. در ادامه میبینید چطور یک تکرار را تعریف کنید، نوبتهای بعدی چه رفتاری دارند و سیستم هنگام ساختن هر نوبت چگونه وضعیت و چرخه کار پروژه شما را رعایت میکند.
تعریف یک تکرار
تنظیم تکرار را از داخل خود وظیفه باز میکنید. کافی است وظیفهای را که میخواهید تکرار شود باز کنید و به بخش تکرار بروید؛ آنجا میتوانید نوع و آهنگ تکرار را انتخاب کنید و یک پیشنمایش از چند نوبت بعدی ببینید.
- وظیفه موردنظر را باز کنید و از بخش «تنظیم تکرار»، یکی از گزینههای روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه، «چند روز پس از انجام» یا «سفارشی» را برای نوع تکرار انتخاب کنید.
- مقدار «هر چند وقت یکبار» را تعیین کنید؛ برای تکرار هفتگی روزهای هفته و برای تکرار ماهانه نوع ماهانه (روز مشخص ماه، اولین یا آخرین روز ماه یا همان ترتیب روز هفته) را مشخص کنید.
- تعیین کنید تکرار «هنگام» چه زمانی انجام شود: طبق زمانبندی، هنگام انجام کار یا هنگام بستهشدن آن.
- مشخص کنید در هر نوبت یک «وظیفه جدید» جدا ساخته شود یا همان وظیفه دوباره استفاده شود.
- پایان تکرار را روی «بدون پایان»، «در تاریخ مشخص» یا «پس از تعداد مشخص» بگذارید و در نهایت دکمه «اعمال» را بزنید.
زیر همین تنظیمات، بخش «پیشنمایش تکرارها» چند تاریخ بعدی را نشان میدهد تا از درستبودن الگو مطمئن شوید. اگر به قاعده پیچیدهتری نیاز دارید، از «ویرایشگر پیشرفته تکرار» استفاده کنید.
تکرار هنگام چه زمانی انجام میشود؟
مهمترین انتخاب شما تعیین «تکرار هنگام» است، چون مشخص میکند نوبت بعدی چه وقت ساخته شود:
- طبق زمانبندی: نوبت بعدی بهصورت خودکار و سر تاریخ تعیینشده ساخته میشود، حتی اگر نوبت فعلی هنوز انجام نشده باشد. تسکیـ هر ساعت تکرارهای سررسیده را بررسی و ایجاد میکند.
- هنگام انجام: نوبت بعدی تنها زمانی ساخته میشود که وظیفه فعلی را به وضعیت پایانی (انجامشده) ببرید؛ مناسب کارهایی که نباید پیش از تمامشدن نوبت قبلی دوباره باز شوند.
- هنگام بستهشدن: نوبت بعد وقتی ساخته میشود که وظیفه به یک وضعیت بسته برسد.
رفتار نوبتهای بعدی
اگر گزینه «ایجاد وظیفه جدید» روشن باشد، در هر نوبت یک کپی تازه از وظیفه ساخته میشود و شما تعیین میکنید چه بخشهایی از وظیفه اصلی به کپی منتقل شود. این موارد را در فهرست «فیلدهای قابل کپی» انتخاب میکنید:
- توضیحات، مسئول و برچسبها
- فیلدهای سفارشی و وابستگیها
- چکلیستها، با امکان «حفظ موارد انجامشده» یا شروع دوباره آنها
- دنبالکنندهها و پیوستها
- زیروظیفهها، مسئول زیروظیفهها و جابجایی خودکار تاریخ آنها
تاریخ شروع و سررسید هر نوبت بر اساس فاصلهای که در وظیفه اصلی تعریف کردهاید دوباره محاسبه میشود. اگر «ایجاد وظیفه جدید» را خاموش کنید، بهجای ساختن کپی، همان وظیفه دوباره استفاده میشود؛ وضعیت آن بازنشانی و تاریخها جابجا میشوند. با روشنکردن «رد کردن آخر هفته» هم نوبتهایی که به آخر هفته میافتند به نخستین روز کاری بعد منتقل میشوند.
رعایت وضعیت پروژه در ساخت تکرار
تسکیـ هنگام ساختن هر نوبت، چرخه کاری پروژه را رعایت میکند تا نوبت تازه «از نو» شروع شود، نه در حالت انجامشده. وضعیت نوبت جدید بهطور خودکار روی نخستین ستون کاری پروژه تنظیم میشود: ابتدا یک وضعیت در سطح «صف انتظار»، اگر نبود وضعیت «در حال انجام» و در نهایت وضعیت پیشفرض فضای کاری.
- روی وظیفهای که خودش یکی از نوبتهای تولیدشده تکرار است نمیتوانید دوباره تکرار تعریف کنید.
- روی وظیفهای که در وضعیت «بسته» قرار دارد نمیتوان تکرار را فعال کرد.
- اگر پروژه بایگانی شود، تکرار آن متوقف میشود و تا خارجشدن از بایگانی نوبت تازهای ساخته نمیشود.
به این ترتیب نوبتهای بعدی همیشه در جای درست صف کار پروژه ظاهر میشوند و با وضعیتهای واقعی پروژه شما هماهنگ میمانند.
مرور و حذف وظایف تکرارشونده
همه وظیفههایی که برایشان تکرار تعریف کردهاید در یک صفحه مرور جمع میشوند تا یکجا ببینید چه کارهایی بهطور دورهای تکرار میشوند. برای پایاندادن به تکرار یک وظیفه، کافی است «حذف تکرار» را بزنید؛ این کار خود وظیفه را پاک نمیکند و فقط الگوی تکرار را برمیدارد. اگر قاعده تکرار را تغییر دهید، نوبتهای آیندهای که با قاعده تازه همخوان نیستند کنار گذاشته و دوباره ساخته میشوند.
نکته: اگر میخواهید نوبت بعدی فقط پس از تمامشدن کار فعلی ساخته شود، حالت «هنگام انجام» را انتخاب کنید؛ و اگر کار باید بدون توجه به انجامشدن نوبت قبلی سر موعد تکرار شود، «طبق زمانبندی» مناسبتر است.
گام بعدی: برای آشنایی بیشتر با اجزای یک وظیفه و فیلدهایی که در هر نوبت کپی میشوند، زیروظیفهها و وابستگیها و جزئیات وظیفه و مدیریت آن را ببینید.