زیروظیفهها و وابستگیها
چگونه یک کار بزرگ را به زیروظیفه بشکنید، عمق تودرتویی را تنظیم کنید و میان وظیفهها وابستگی تعریف کنید.
کارهای واقعی همیشه در یک گام تمام نمیشوند؛ بسیاری از آنها از چند مرحله کوچکتر تشکیل شدهاند که هرکدام مسئول و زمان خودشان را دارند. در تسکیـ میتوانید یک وظیفه بزرگ را به زیروظیفههای روشن بشکنید تا پیشرفت آن قابل اندازهگیری شود و هیچ مرحلهای فراموش نشود.
گاهی هم ترتیب کارها مهم است: یک کار تا کار دیگری تمام نشود نمیتواند شروع شود. برای این موقعیتها وابستگی تعریف میکنید تا تسکیـ بداند چه چیزی منتظر چه چیزی است و این رابطه را در برنامهریزی لحاظ کند.
شکستن کار به زیروظیفه
زیروظیفه دقیقاً مثل یک وظیفه معمولی است؛ عنوان، مسئول، وضعیت و تاریخ خودش را دارد، اما زیر یک وظیفه والد قرار میگیرد. با کاملشدن زیروظیفهها، نوار پیشرفت وظیفه والد بهصورت خودکار پر میشود و شما یک نگاه سریع به وضعیت کل کار دارید.
- وظیفه والد را باز کنید و به بخش زیروظیفهها بروید.
- عنوان زیروظیفه را بنویسید و آن را ثبت کنید؛ این کار را برای همه مراحل تکرار کنید.
- برای هر زیروظیفه مسئول و تاریخ تعیین کنید تا مسئولیتها روشن باشد.
- در صورت نیاز، یک زیروظیفه را به وظیفه مستقل تبدیل کنید یا برعکس، یک وظیفه را زیر کار دیگری ببرید.
عمق تودرتویی قابلتنظیم
زیروظیفهها میتوانند خودشان هم زیروظیفه داشته باشند، اما برای جلوگیری از پیچیدگی بیش از حد، هر فضای کاری یک سقف برای عمق تودرتویی دارد. این مقدار بهصورت پیشفرض چهار سطح است و مدیر فضای کاری میتواند آن را در تنظیمات فضای کاری میان یک تا هفت سطح تغییر دهد. وقتی به این سقف برسید، دیگر نمیتوانید زیر آن سطح، زیروظیفه تازهای بسازید.
پیشنهاد: اگر ساختار کار شما خیلی عمیق شد، احتمالاً بعضی از زیروظیفهها در واقع یک پروژه یا وظیفه مستقلاند. به جای تودرتویی زیاد، آنها را جدا کنید تا فهرست خوانا بماند.
تعریف وابستگی میان وظیفهها
وابستگی رابطهای میان دو وظیفه است که ترتیب یا ارتباط آنها را مشخص میکند. در تسکیـ سه نوع رابطه وجود دارد و هرکدام معنای روشنی دارند:
- مسدودکننده: این وظیفه جلوی شروع وظیفه دیگری را میگیرد؛ یعنی تا این کار تمام نشود، کار وابسته نباید آغاز شود.
- در انتظار: این وظیفه منتظر تکمیل وظیفه دیگری است؛ همان رابطه مسدودکننده اما از سمت کاری که معطل مانده.
- لینک: یک ارتباط ساده و بدون مسدودسازی که فقط نشان میدهد دو وظیفه به هم مربوطاند.
برای ثبت وابستگی، وظیفه را باز کنید، بخش وابستگیها را انتخاب کنید، نوع رابطه را مشخص کنید و وظیفه مرتبط را جستوجو و انتخاب کنید. شمار وابستگیهای هر وظیفه روی خود آن نمایش داده میشود تا در یک نگاه بدانید چه کاری معطل چه کاری است.
اثر وابستگی بر برنامهریزی
وابستگیها فقط یک یادداشت نیستند؛ آنها به برنامهریزی شما شکل میدهند. در نمای گانت، وقتی تاریخ یک وظیفه مسدودکننده جابهجا شود، تسکیـ میتواند زمانبندی وظیفههای وابسته را متناسب با آن جلو یا عقب ببرد تا ترتیب کارها همیشه منطقی بماند و تاریخها با هم ناسازگار نشوند.
برای اینکه این روابط معتبر بمانند، تسکیـ چند قانون ساده را رعایت میکند:
- یک وظیفه نمیتواند به خودش وابسته باشد.
- دو سر یک رابطه باید در یک فضای کاری مشترک باشند.
- وظیفههای آرشیوشده در روابط وابستگی قابل استفاده نیستند.
- وابستگی دوری مجاز نیست؛ یعنی نمیتوانید زنجیرهای بسازید که در نهایت یک کار منتظر خودش بماند.
گام بعدی: برای آشنایی با ساختار کامل هر کار به جزئیات وظیفه و مدیریت آن بروید، و برای تبدیل گروهی چند وظیفه به زیروظیفه از افزودن سریع و عملیات گروهی کمک بگیرید.