چکلیستها و قالبهای چکلیست
کارهای ریز داخل یک وظیفه را با چکلیست پیگیری کنید، برایشان سررسید بگذارید و مجموعههای تکراری را به قالب تبدیل کنید.
همه کارهای ریز ارزش یک وظیفه مستقل را ندارند. «فونت را چک کن»، «لینکها را تست کن»، «از حقوقی تأیید بگیر» — اینها آیتمهای چکلیستاند، نه وظیفه. چکلیست همین کارهای ریز را داخل خود وظیفه نگه میدارد.
ساخت چکلیست
- وظیفه را باز کنید و «افزودن چکلیست» را بزنید.
- نامی برای چکلیست بگذارید؛ یک وظیفه میتواند چند چکلیست داشته باشد.
- با «افزودن آیتم» موارد را یکییکی وارد کنید.
- آیتمها را با کلیک تیک بزنید؛ نوار پیشرفت چکلیست بهروز میشود.
- با «تکمیل همه» میتوانید همه آیتمها را یکجا ببندید.
سررسید و یادآوری برای آیتمها
آیتم چکلیست میتواند سررسید مستقل داشته باشد. با «افزودن سررسید» تاریخ آیتم را مشخص کنید و با «افزودن یادآوری» پیش از رسیدن موعد یادآوری بگیرید. این برای چکلیستهای زماندار مثل مراحل انتشار مفید است.
نیازمند پلن: سررسید روی آیتم چکلیست از پلن حرفهای به بالا در دسترس است. خود چکلیست در همه پلنها کار میکند.
تبدیل آیتم به وظیفه یا زیروظیفه
گاهی وسط کار میفهمید یک آیتم بزرگتر از آن است که در چکلیست بماند. در این حالت آن را ارتقا دهید:
- تبدیل به زیروظیفه: آیتم زیر همان وظیفه به زیروظیفه تبدیل میشود.
- تبدیل به وظیفه مستقل: آیتم به یک وظیفه جدا در پروژه تبدیل میشود.
- تبدیل کل چکلیست: همه آیتمهای باز یک چکلیست را یکجا به زیروظیفه تبدیل کنید.
توجه: آیتم تکمیلشده به وظیفه تبدیل نمیشود؛ فقط آیتمهای باز قابل تبدیلاند. اگر چکلیست هیچ آیتم بازی نداشته باشد پیام «این چکلیست آیتم باز برای تبدیل ندارد» را میبینید.
قالبهای چکلیست
اگر یک چکلیست را برای هر وظیفه مشابه تکرار میکنید، آن را به قالب تبدیل کنید تا هر بار با یک کلیک اضافه شود.
- روی «افزودن قالب چکلیست» بزنید تا چکلیست فعلی بهعنوان قالب قابل استفاده مجدد ذخیره شود.
- برای استفاده، در وظیفه دیگری «استفاده از قالب چکلیست» را بزنید و با کادر جستجو قالب موردنظر را پیدا کنید.
- قالب بهعنوان یک چکلیست جدید به وظیفه اضافه میشود، یا میتوانید آیتمهای چکلیست فعلی را با آن جایگزین کنید.
- با «بهروزرسانی قالب موجود» تغییرها را در قالب ذخیره کنید.
- برای هر قالب میتوانید سطح دسترسی مشخص کنید تا خصوصی بماند یا برای تیم در دسترس باشد.
با حذف یک قالب، چکلیستهایی که قبلاً از آن ساخته شدهاند تغییر نمیکنند.
چکلیست یا زیروظیفه؟
تفکیک این دو مهم است، چون تجربه نشان میدهد تیمها یا همه چیز را زیروظیفه میکنند و بکلاگ شلوغ میشود، یا همه چیز را چکلیست میکنند و کارها قابل واگذاری نیستند.
- چکلیست: کاری که همان مسئول وظیفه انجام میدهد، مسئول جدا و سررسید مستقل لازم ندارد و در گزارشها شمرده نمیشود.
- زیروظیفه: کاری که ممکن است به شخص دیگری واگذار شود، وضعیت خودش را دارد و باید در نماها و گزارشها دیده شود.
- قاعده ساده: اگر لازم است بدانید «چه کسی و تا کِی»، زیروظیفه بسازید؛ وگرنه چکلیست کافی است.
برای کارهایی که واقعاً وظیفهاند زیروظیفهها و وابستگیها و برای قالب کل وظیفه جزئیات وظیفه را ببینید.